5 trucs pour une boîte mail légère !

ll y a quelques mois, complètement débordée, je me suis souvenue qu’une boite mail ça se gère. Du coup,  je vous partage 5 trucs à adopter. C'est facile, motivant et gratifiant. 

 

Google y a pensé en vous récompensant avec cette super image de transat. Bon, et sinon, dites-moi quand même si une fois votre boite mail triée vous avez vraiment été dans un transat, ou si vous avez plutôt enchaîné avec des virements ou des lessives, ça m'intéresse !

 

Allez, essayez, ça fait un bien fou !


 

1. Archiver tous les mails dormants

 

Hop !  J’ai archivé, d’un coup d’un seul tous les mails dormants dans ma boîte de réception.
Un délais d’un mois m’a paru adéquat, et pas trop risqué.
En deux clics votre boite s'est allégée de tout ce qui date de plus d’un mois. Des centaines d'email. Des milliers ?
La planète vous dit merci. Votre charge mentale aussi.


Rassurez-vous, archiver, n’est pas supprimer. Gmail a un très bon outil de recherche. Vous retrouverez vos emails en un clic grâce à la barre de recherche.

 

2. Paramétrer l’actualisation des nouveaux messages

Vous marcheriez, vous, jusqu’à votre boîte aux lettres, toutes les 2 minutes ? Noooon !
Réglez votre messagerie pour relever vos nouveaux messages à quelques moments clés de la journée.
Pour le moment, je teste 4 /jour, et ça marche assez bien. 
Si vous attendez un mail important, vous pouvez toujours rafraîchir manuellement.
C'est autorisé tant que ça ne devient pas compulsif.

3. Organiser le travail

J’ai ensuite créé deux dossiers :

  • A FAIRE  : me concerne, demande une action de plus de 5 minutes
  • EN ATTENTE  :  j’attends une réponse ou l’action est déléguée mais je souhaite en faire un suivi

Oui, deux dossiers généraux, et pas un dossier par projet.
Pourquoi ? ici, il n’est pas question de prendre du temps pour archiver des mails que vous ne lirez plus jamais, mais d’organiser le travail en mettant en évidence les mails qui me demandent une action.

4. Changer ses habitudes

Fini de zoner dans sa boîte de réception.
Fini de garder des mails que vous ne relirez jamais.

Adoptez une une attitude volontariste :  Dédiez un timing au dispatching de vos messages.
Par exemple, 20 minutes en début et en fin de journée. Les mails entrants sont directement traités ou aiguillés vers la zone de d’action ou d’attente. 
Résultat : vous ne passez plus toute votre journée dans votre boite de réception à traiter dix choses en même temps.

5. Et combinez avec ce qui fonctionne déjà bien pour vous

Cette gestion avec les deux dossiers (à faire / en attente) se combine à merveille  avec une utilisation parcimonieuse des listes  (moi, sur papier j'adore!), qui permet de garder à vue, ou à portée de main, des éléments triés par liste. Cela me permet de garder une vue à moyen terme pour certains projets.

Ah oui ! Je fais aussi une liste avec mes principaux collègues, ainsi, quand j’en ai un au téléphone ou que j'en coince un dans le couloir !, je peux l’interroger plus facilement sur quelques projets en attente.

Et vous, quels sont vos trucs pour une boîte mail légère ?

Pour aller plus loin !

En bouquin ou en vidéo (mode conférence) , voici de quoi approfondir la question. Et reprendre de bonnes habitudes pour mieux organiser son travail et... retrouver plus de sérénité au travail !

 

https://www.60minutespour.com/



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Commentaires: 1
  • #1

    Amaranthe (jeudi, 07 juin 2018 20:56)

    Un IMMENSE merci pour tes conseils que j'ai appliqués à la lettre ! "vous ne passez plus toute votre journée dans votre boite de réception à traiter dix choses en même temps", c'est tellement vrai. Ce nettoyage m'a fait un bien fou. Je me sens déjà en vacances... Il va falloir tenir maintenant et ne pas oublier le dossier "à traiter" !